Les règles de quorum permettent d’assurer la satisfaction d’une exigence de collégialité en ne permettant pas aux instances collectives de prendre des décisions en cas de participation insuffisante. Dans le cas du syndicat étudié, il n’y a pas de règle de quorum pour les AG et les congrès qui peuvent donc prendre des décisions, définir les orientations du syndicat quel que soit le nombre de participants à leurs réunions. En revanche, il existe une règle de quorum pour le BS. Cette règle n’est pas inscrite dans les statuts ni dans le RI. Elle fait partie de ces règles que les membres du BS se fixent librement 331 .
Le quorum était initialement fixé aux deux tiers des membres. Il a ensuite été abaissé à la moitié, la règle des deux tiers ayant été jugée paralysante pour le fonctionnement de l’instance. Du fait de l’absentéisme lors des réunions de BS, il arrivait fréquemment que le quorum ne soit pas atteint et que le BS soit ainsi en incapacité de prendre des décisions. Ainsi, pour prendre des décisions, le BS doit nécessairement compter la moitié de ses membres, présents physiquement ou représentés. Chaque membre du BS ne peut recevoir délégation que d’un seul mandat.
Il arrive que le BS délibère et prenne des décisions même si le quorum n’est pas atteint. Lorsque le niveau de participation est proche de la moitié des membres, sans pour autant l’atteindre, le fait que le quorum ne soit pas atteint peut passer inaperçu ou alors les personnes présents s’entendre, implicitement ou non, pour « fermer les yeux » sur la règle et pour produire de la délibération et de décision. Ces écarts aux règles n’interviennent que lorsque les décisions sont jugées sans grande importance. Quand la réunion de bureau se tient avec une participation très réduite, les militants parlent alors de « BS technique » ou encore de « mini-BS », parfois de « secrétariat », dont la seule fonction sera « de traiter les affaires courantes ».
Dans le cas d’une décision importante, les militants s’imposent le respect strict de la règle de quorum. Les décisions importantes sont celles qui sont liées à des questions qui divisent, divisions révélées par des discussions antérieures. Certaines peuvent apparaître parfois bien anodine à un regard extérieur. C’est par exemple le cas de celle relative à l’intégration d’un bulletin d’adhésion au bas des tracts diffusés par le syndicat. La question est posée par Paul, au cours d’une réunion de BS (BS n°17). La discussion porte sur les négociations relatives à l’application des 35h, sur le travail militant mené sur le terrain et sur les perspectives en matière de mobilisation. Au moment où elle s’engage sur la question de la syndicalisation, Paul en profite pour formuler une requête : il explique qu’il aimerait pouvoir intégrer un bulletin d’adhésion au bas des tracts qu’il diffuse dans son service. Sa demande provoque quelques remous dans l’assemblée et des « oh là là » indiquant que la question a déjà été abordée et qu’elle divise 332 . Plusieurs interventions viennent apporter un point de vue sur la question. Antoine prend la parole et signale que le quorum n’étant pas atteint, « conformément aux règles statutaires », aucune décision ne pourra être prise par le bureau ce jour-là. Paul accepte le report de la discussion et de la décision : « le quorum n’est pas atteint, on en décidera une autre fois. La discussion est lancée, je vois qu’il y a des opinions divergentes ». La question n’a finalement pas été reposée par la suite.
L’article 301 du RI du syndicat prévoit que « Le BS fixe ses règles de fonctionnement en particulier en matière de quorum, de mandats, d’organisation des votes, de répartition des tâches… ». Les seules exigences statutaires auxquelles l’instance est soumise sont : un nombre minimal de réunions par an fixé à 10 et la rédaction d’un compte rendu.
Pour une partie des membres de Sud-PTT, le fait de ne pas intégrer de bulletin d’adhésion au bas des tracts constitue un des éléments qui distinguent le syndicalisme Sud du syndicalisme pratiqué par les autres organisations. Elle répond à une conception différente de l’adhésion syndicale et au refus de faire de la promotion syndicale. Cette pratique de non-intégration d’un bulletin d’adhésion dans les tracts est partagée par d’autres syndicats Sud et par exemple par Sud-Éducation. Un militant Sud-Éducation justifie ce choix en ces termes : « on ne dit pas des choses pour faire des adhésions, mais parce qu’elles sont vraies ».