1- La préparation du budget

Pour nos bibliothèques enquêtées, le budget est d’abord une transcription des consignes de la mairie exprimées dans sa lettre de cadrage budgétaire annuelle, qui porte sur les dépenses d’investissement et de fonctionnement et qui détermine la marge d’augmentation globale. Pour certains responsables, ce cadrage budgétaire réduit leur initiative à la création et l’innovation.

‘« Le cadrage budgétaire ne nous laisse pas beaucoup de marges à l’élaboration d’un budget qui serait en hausse. On ne peut donc développer ni les collections ni des projets culturels. » M93 ’

Cependant, autres interlocuteurs définissent leurs budgets en fonction de la nature et des exigences des projets et des activités à prévoir, mettant de côté le cadrage budgétaire municipal. Les propositions budgétaires sont accompagnées par des notes explicatives et souvent discutées avec le directeur des affaires culturelles si ce n’est pas directement avec l’élu ou le maire. Un telle procédure de communication peut éclairer la vision des élus et le cadrage budgétaire peut être adouci. C’est d’ailleurs le cas de la bibliothèque [B34] « Malgré la lettre de cadrage et la demande de diminution, l’année dernière j’ai fait des propositions d’augmentation et j’ai eu plus de 5%, c’est anecdotique. »

Seuls le recensement des besoins de chaque service, l’évaluation des différentes activités de l’année précédente et la détermination des priorités ont conduit leur demande budgétaire.

‘« La demande est en fonction de l’activité : si on sait qu’on va avoir 2 ou 3 expositions, on va demander un peu plus, selon les années. » V69’ ‘« Le budget est élaboré par rapport à des projets qu’on souhaite développer, par exemple si on souhaite développer un projet de numérisation, il faut que le budget suive. C’est lié au développement de services, de l’équipement… par rapport à des programmes particuliers ou à des actions particulières. » R42’

Ensuite, le budget précédent a souvent constitué la base d’une définition du budget prévisionnel. Ce dernier représente parfois la reproduction du premier. Autrement, suite à une évaluation de ce qui a pu être réalisé avec le budget précédent et suite au repérage de ce qui a manqué ou ce qui était excédentaire un ajustement de la demande budgétaire s’effectuera.

‘« J’ai toujours un regard sur le budget précédent. J’ajuste en fonction des résultats de l’année dernière. » V94’ ‘« D’abord tout se fait en fonction des consignes que le maire et le service financier ont fait. Ensuite, on reprend la M14 en fonction des dépenses courantes qui sont les nôtres. Donc je ne fais que reprendre ce qui existe. » P86’

En fin, le budget est aussi le reflet du contexte économique de la ville. Ce dernier conditionne et encadre les demandes budgétaires.

‘« C’est vrai que j’ai des demandes spécifiques et j’ai tendance à focaliser sur la bibliothèque mais je ne peux pas ne pas tenir compte du contexte général et des autres dépenses de la ville. » V59’

En outre, la demande d’une augmentation budgétaire est la tendance majeure de la totalité des bibliothèques. Parfois, elle constitue un principe. Les demandes sont guidées par leur volonté d’achat, d’acquérir de nouveaux documents, etc.

‘« On a tendance à toujours demander plus…Nos critères ne sont pas scientifiques. C’est comme l’achat des livres. » [A61, B18, V94]’

La recommandation de la DLL pour une dépense de 10 francs par habitant, le prix des livres et le nombre de livres par inscrit pourraient constituer un fondement à toute estimation de budget. Cependant, ces critères sont inatteignables dans certaines villes.

Par ailleurs, certains directeurs ont tendance à garder des réserves afin de les utiliser à la fin de l’année pour combler les trous de certaines lignes budgétaires et couvrir ainsi les oublis et les erreurs de prévision. En revanche, d’autres responsables essayent, dès le départ, d’ajuster leurs besoins et ainsi, d’effectuer leur demande en fonction.

Il se révèle des réponses fournies que la préparation des budgets est loin d’être rationnelle dans l’ensemble des bibliothèques. Le budget est un guide d’action exprimé en termes monétaires, établi en fonction de choix documentaire d’offre et de services. Comme le confirment Claire Guinchat et Yolande Skouri (1996) il doit être l’issue d’une réflexion sur les activités à prévoir en général pour une année et pas l’inverse. Autrement dit, le budget est la traduction de la politique documentaire de l’organisme et réciproquement, il en est le reflet.