1.2- Les facteurs de la sous-traitance au sein des bibliothèques

Les raisons transcrites dans la littérature, qui ont amené les bibliothèques à la sous-traitance diffèrent d’une bibliothèque à une autre. Elles se résument souvent par leur inadaptation infra-structurelle, soit de leurs ressources humaines, matérielles et financières, à la tâche et au service à développer. Cette inadaptation se concrétise souvent dans les points suivants :

• L’insuffisance ou l’indisponibilité des équipements et des matériels nécessaires : Certaines activités nécessitent des équipements spécifiques et coûteux, tels que les équipements de désinfection des documents ou les équipements de numérisation et parfois, la technologie est trop innovatrice et/ou le besoin est trop ponctuel pour que l’infrastructure s’en dote ;
• Le manque de ressources humaines et de compétences (qualifications ou expertises) en particulier dans le domaine des nouvelles technologies qui, mettent en jeu des outils et des matériels de plus en plus sophistiqués et en perpétuelle évolution, exigeant une certaine expertise que le bibliothécaire ne possède pas et que la bibliothèque ne souhaite pas développer en interne.
• L’impossibilité d’atteindre et de satisfaire en interne le niveau de qualité exigé : les critères qualitatifs, retenus par les sciences de l’information, selon le Groupement Français de l’Industrie de l’Information (1999) sont : la rapidité de transmission , l’objectivité de l’information, l’exhaustivité relative par rapport aux sources disponibles et au besoin informationnel exprimé, la fraîcheur de l’information et la régularité d’accès, la fiabilité (information exacte, sûre) et l’intégrité (pas de manipulation ou de transformation non autorisée) ;
• L’accumulation du travail : celui-ci s’accentue, pour certaines bibliothèques, suite à l’informatisation des bibliothèques, nécessitant la retroconversion des fichiers existants, tâche qui vient s’ajouter au travail quotidien. De même que l'augmentation du budget des acquisitions et par conséquent l'augmentation du nombre de titres reçus annuellement et par ailleurs, le manque de main d'œuvre nécessaire au traitement pour une mise à disposition dans le temps, constat de l’étude effectué pour l’association américaine des bibliothèques (ALA) en juin 2000, « There is a correlation between the number of titles received and the decision to outsource. Although staffing levels evidently have no effect on the decision to outsource, size of collection and number of new titles received annually apparently do. » ¹³⁵
• Les contraintes de temps : elles sont souvent l’argument décisif d’une décision de sous-traitance telle que l’annonce de l’ouverture d’un nouveau service à une date précise, à une date symbolique. De ce fait, le personnel se retrouve dans l’incapacité d’ajouter cette charge de travail aux tâches qu’il effectue habituellement.

En outre, la sous-traitance a été introduite au sein de certaines bibliothèques pour répondre à une demande pressante de réduire leurs dépenses. Elle a permis à certaines bibliothèques de surmonter des périodes financières difficiles. De nombreux auteurs confirment que la sous-traitance est une solution quand les ressources diminuent. Comme le confirme E. Ingles ¹³⁶ , « in times of financial stress, even libraries may be expendable. Document delivery and outsourcing effort, as well as TQM (total quality management) and other customer-motivated strategies, have become pieces in the overall strategy to secure for the library a lasting place. » Citons l’exemple de la bibliothèque de Hawaï aux USA, dont le directeur, Bart KANE, a trouvé dans la sous-traitance une solution pour faire face aux restrictions budgétaires et un moyen d’abaisser les coûts, sans avoir à licencier les employés selon l’ordre politique, alors reçu. « Les consignes étaient claires, licencier des employés, le plan préparé par les responsables de la direction des bibliothèques publiques de Hawaii était de fermer des services et de licencier un quart du personnel compte tenu de la suppression des postes non pourvus. » ¹³⁷

Par ailleurs, l’« outsourcing represents both a threat and an opportunity and its potential will vary by situation and by library...whatever the situation, it will change the way the library operates. » ¹³⁸ La sous-traitance ne représente pourtant pas qu’un ensemble de solutions ou d’avantages. Nombreux sont les auteurs et les professionnels qui se sont opposés et s’opposent toujours à cette démarche au sein des bibliothèques. C’est pourquoi nous avons regroupé les arguments des différents promoteurs et détracteurs à la démarche de la sous-traitance afin d’identifier ses avantages et ses inconvénients au sein d’une bibliothèque.