Le choix entre faire soi-même et faire-faire n’obéit pas à des règles fixes prédéfinies. En effet, la réussite d’une démarche de sous-traitance dépend d’une planification et d’une analyse minutieuse de la capacité de chaque bibliothèque et de celle de ses fournisseurs. « If it is planned carefully, outsourcing can be a good solution ; but if it is gone about carelessly, it can be a spectacular failure. » 167
Par ailleurs, la décision de sous-traiter doit être prise en se référent à ses missions et objectifs. De plus, la sous-traitance est un acte de management qui s’appuie sur la communication et le dialogue. Dès lors, une communication interne, claire et transparente et planifiée très tôt dans la démarche doit être établie afin de faciliter l'acceptation des évolutions organisationnelles envisagées. L’implication du personnel dans une telle décision ne garantit pas uniquement la minimisation de leur résistance mais elle permet aussi de profiter de leur connaissance et de leur capacité professionnelle à déterminer les besoins des usagers et les spécificités exigées des services à sous-traiter. Leur participation active et leur volonté et motivation sont ainsi fondamentales pour prendre une telle décision. Joanne Turnbull 168 confirme qu’il ne faut jamais sous-estimer l’impact de telles décisions. « Les mises à pied ne sont jamais agréables et il y a eu de la résistance aux changements durant une période d’environ six mois. »
La volonté des bibliothécaires et des sous-traitants de collaborer ensemble est un facteur de réussite de la sous-traitance : « Staff with strong commitments to library service, and vendors willing to work with the library’s staff to develop new avenues for book selection and technical services, were the essential elements that contributed to the success of these outsourcing efforts. » 169
La démarche de sous-traitance passe par quatre phases :
Roxanne Missingham .- Outsourcing and librairies : a thread or promise ? .- In : Australian Special Libraries, n°4, 1994, p136 [Planifiée de manière prudente, l’externalisation peut être une bonne solution mais si ce n’est pas le cas, cela peut être un échec spectaculaire.]
Joanne Turnbull, .- Service externe de traitement documentaire, Opcit [Le personnel impliqué réellement pour faire fonctionner les services de la bibliothèque et les prestataires désireux travailler avec ce personnel pour développer des nouvelles méthodes pour la sélection des ouvrages et pour les services techniques ont été les éléments décisifs qui ont assuré le succès de ces efforts d’externalisation.]
Catherine A. Dixon, Frances G. Bordonaro.- From selection to shelf : outsourcing book selection, copy cataloguing, and physical processing at fort Worth Public Library.- In : Karen A. Wilson, Marylou Colver.- Outsourcing library technical services operations, 1997, p148 [Le personnel qui s’engage réellement dans le service documentaire et les vendeurs qui souhaitent travailler avec le personnel de la bibliothèque pour développer de nouvelles voies de sélection des ouvrages et de services techniques étaient les éléments fondamentaux qui ont contribué au succès de ces efforts d’externalisation.]