2.1- La réflexion en amont sur la sous-traitance

Une étude préalable visant à décrire précisément la structure, les moyens, les compétences, les besoins réels de la bibliothèque par rapport à la demande, les profils des usagers réels et potentiels, est considérée comme l’étape préliminaire de toute démarche de sous-traitance. Une telle analyse permet, d’une part, de cerner les capacités et les limites et d’autre part, de déterminer avec précision les fonctions à sous-traiter et celles à garder en interne. Cette réflexion préalable peut être conduite en interne ou être elle-même confiée à un bureau d’études spécialisé. Selon le Groupement Français de l’Industrie de l’Information (1999), « un regard externe sera moins conditionné par les solutions organisationnelles existantes. »

En outre, après avoir détaillé ses attentes et ses besoins, ces derniers doivent être décrits et regroupés dans un cahier des charges précis avant d’effectuer son appel à propositions (d’offres).

Nous pouvons citer à titre d’exemple l’expérience de Fort Worth public Library (Texas) dont la première expérience de sous-traitance a échoué ; toutes les opérations de sous-traitance ont dû être annulées. La décision de sous-traiter avait été trop rapide et non étudiée. Durant cette année de sous-traitance, les responsables ont acquis une expérience ; après l’avoir évaluée, ils ont établi un contrat avec un autre sous-traitant. Cette nouvelle expérience fut bien plus réussie ¹⁷⁰ .