La rédaction d’un contrat constitue par ailleurs l’étape qui couronne la démarche de la sous-traitance. L’association des compétences techniques et juridiques devient ainsi impérative.
Le contrat est le document sur lequel le prestataire se base pour la réalisation des tâches qu’il s’est engagé à effectuer. La clarté et la précision sont donc ses caractéristiques fondamentales. Il recouvre une description explicite et précise de la prestation (paramètres de qualité), les précautions de confidentialité et de sécurité (contre les pertes de données, etc.), la procédure de contrôle, les possibilités d’adaptation du contrat en cours de route, les modalités de livraison, le calendrier de réalisation du contrat, l’identification précise des responsabilités impliquées et les conséquences d’un manquement par l’une ou l’autre des parties à ses obligations contractuelles, les modalités de communication entre les parties, la possibilité de réversibilité du contrat dans des conditions acceptables, la conformité continue aux prix du marché, etc. « The key elements to success have been the development of thoughtfully written, detailed outsourcing specifications and constant vigilance on the library’s staff to ensure that all aspects of the outsourcing program function effectively. » 171
Dès lors, « un contrat dénué d’ambiguïtés est le gage premier de relations satisfaisantes de coopération entre le prestataire et le contractant. » 172
Ibid, p147 [Les élements clés du succès ont été le développement de spécifications attentivement écrites et détaillées et une vigilance constante du personnel de la bibliothèque pour s’assurer que tous les aspects du programme d’externalisation fonctionnent de manière efficace.]
Groupement Français de l’Industrie de l’Information (GFII) .- L’externalisation des tâches d’information : éléments pour un guide pratique .- Juin 1999, p25