Le document écrit est considéré par les conseillers comme une preuve à conserver pour le bien du consulat. La possession des archives est liée à la volonté de contrôler la mémoire urbaine, notamment pour valoriser l’action des conseillers dans la ville. L’écrit est donc au cœur des discussions et des actions du consulat parce qu’il est conçu comme identitaire. Il intéresse aussi les conseillers pour son rôle de justification : tout doit être écrit car le document écrit a un statut privilégié qui lui donne plus de valeur que le témoignage oral, dans la mesure où il rend inattaquable ce qui est consigné 867 . Dans ces conditions il est inconcevable qu’il sorte de la sphère consulaire.
Les conseillers reconnaissent l’écrit comme indiscutable, comme le montre la discorde sur le poids du pain avec les représentants de l’archevêque en 1419 : « ilz ont esté de conclusion que l’on rende aux officiers de monseigneur de Lion les poys du pain, et que Hervy, esleu par messires les consulz à peser les pains, feice son serement ausdis officiers, actendu qu’ilz en ont usé le temps passé, comme appert par les registres de leur court et de cy en là fera ainsi », 1419, RCL1 p.189. Le consulat s’incline et le conflit prend fin dès que les membres du chapitre prouvent que leurs revendications sont confortées par des documents tirés de leurs registres.