7.2.1 Le management de l’information : nouvelle stratégie des entreprises

‘«Chaque société est une société de l’information et chaque organisation est une organisation d’information, tout comme chaque organisme est un organisme d’information. L’information est nécessaire pour organiser et faire fonctionner toute chose depuis la cellule jusqu’à General Motors ³⁶⁹ ». ’

Dans les organisations les décisions sont prises par les instances dirigeantes organisées en «groupes de coalitions». Les groupes de coalitions peuvent suivre des objectifs organisationnels différents et avoir des priorités différentes. Cela peut parfois créer des biais dans la prise de décision d’ensemble ou créer des conflits, car du fait de la division du travail, l’organisation est segmentée en plusieurs départements qui utilisent des technologies spécifiques.

Il apparaît donc nécessaire que les tâches soient coordonnées pour l’efficacité de l’entreprise. La mise en place d’un processus d’information fiable dans l’organisation doit permettre de faire concorder les appréciations des différents groupes d’individus. L’information dans l’organisation a donc pour objectif de permettre à l’entreprise d’accomplir ses missions, de coordonner les différentes activités de l’entreprise, et d’interpréter l’environnement dans lequel l’organisation évolue.

Ainsi donc, l’organisation est considérée comme un «système social» ouvert dans lequel circule de l’information, mais dont les capacités sont limitées. Et dans ce contexte de «rationalité limitée ³⁷⁰ », les décideurs essayent de développer un processus d’information capable de les aider à : réduire l’incertitude ³⁷¹ , augmenter la coordination entre les différents départements de l’entreprise et veiller à sa compétitivité.

Le défi pour les organisations est donc ici de développer un mécanisme de traitement de l’information capable de les aider à affronter l’incertitude liée aux variations de l’environnement.

Le concept d'information peut donc se définir comme la capacité qu'ont les organisations (entreprises, l'État, l'administration, e-société), etc. à faire de l'information une ressource stratégique en vue de réduire l'incertitude ou la visibilité de l'invisibilité ³⁷² . Ce concept abstrait joue un rôle important pour déterminer comment gérer au mieux l'information au sein de l'organisation et comment la valoriser pour l'usager final.

Dans leur étude sur l’impact des systèmes d’information sur la configuration de l’intelligence et la prise de décision dans les organisations, D.E. Leidner et J.J. Elam affirment que la prise de décision dans l’entreprise est une des plus importantes fonctions du top management d’une organisation. Mais l’exercice de cette fonction demande un préalable : l’accès aux informations de qualité. Si par le passé l’utilisation de cette information s’est faite grâce à l’intuition personnelle des managers, on constate de plus en plus l’introduction des technologies ad hoc permettant la rapidité, donc une certaine compétitivité dans la prise de décision.

Or, cela n’a toujours pas été le cas. Pendant longtemps, notent D.E. Leidner et J.J Elam, malgré le fait que les managers disposaient d’une importante palette de sources d’information (courrier électronique, systèmes experts, systèmes d’aide à la décision, etc.), ceux-ci ont continué à utiliser leur intuition ou l’avis de leurs collègues comme leur première source d’information (Jones& Mc Leod, 1986).

Se basant sur des études diverses (Rockart & Delong 1988, Appegate & Obson 1988), les deux auteurs énoncent le postulat suivant : les systèmes d’information pour dirigeants permettent des améliorations à plusieurs points de vues : amélioration du chiffre d’affaire, de la qualité des analyses, de la rapidité des décisions.

Ces systèmes d’information (EIS ³⁷³ – «Executive Information Systems») aident à la prise de décision notamment dans les organisations de petite taille. On le voit, la société actuelle dans laquelle le partage de l'information devient un enjeu, les télécommunications jouent un rôle important. Elles permettent aux dirigeants de mieux organiser les tâches et de prendre les décisions qui s'imposent sans trop d'incertitudes. Du côté des employés, ceux-ci organisent mieux leurs rencontres et leurs mobilisations. Les chauffeurs routiers, les livreurs de marchandises sont les premiers touchés par le contrôle à distance de l'intensification de leur travail. Mais grâce au téléphone mobile par exemple, les employés ont désormais l'opportunité de venir en aide à l'un de leur collègue en difficulté, à signaler un embouteillage ou un accident. Le téléphone mobile apparaît donc comme un moyen de prévention.

En vue de la mise en place d'une communication de Développement dans les PME en Afrique, nous proposons la création de cadres d'échange d'information et d'expérience en vue de la vulgarisation des produits de fabrication locale. L'érection d'un cadre d'échange, d'intégration et de promotion des expériences et du savoir-faire pourrait permettre aux agriculteurs et artisans africains de créer un environnement économique plus compétitif. Mais l'environnement actuel en Afrique qui semble être celui dans lequel la rétention de l'information passe pour être le réflexe commun n'est pas des plus favorables loin s'en faut.