Annexe 1.6. Le dispositif finalisé

La présentation du dispositif finalisé et sa validation par les instances décisionnaires

La structuration du dispositif s’est faite progressivement au fil des séances de travail. Voici présenté l’état du dispositif finalisé et présenté au CTP le 26 juin 2006. Ce dispositif s’intitulait « Dispositif de prévention des souffrances au travail ». Ce dispositif avait été structuré à partir d’un diagnostic de la situation dont un compte rendu partiel a été proposé au CTP du 18 avril et à partir des séances du groupe de travail comprenant des représentants de la direction, les élus du personnel, le médecin du travail et l’assistante sociale.

Dans cette démarche, l’agent devait être au cœur du dispositif et le groupe de travail s’était efforcé de construire un dispositif qui assure une place « pilote » à cet agent et qui le rende acteur dans l’expression et le traitement de sa situation.

Ainsi, le dispositif se structurait autour de trois niveaux d’intervention différents :

Le document diffusé pour le CTP mentionnait que toute personne saisie d’une situation particulière devrait veiller à orienter les agents concernés par celle-ci vers le dispositif de prévention de souffrance au travail.

Le niveau de confiance et d’écoute active

Objectifs, rôle et obligations

Ce premier niveau d’écoute et de confiance se donnait pour objectifs de recueillir les situations, d’offrir un espace pour sortir de l’isolement, d’écouter et d’accompagner les agents qui voudraient engager le traitement de leur situation.

Il prenait la forme d’un réseau d’écoute et de confiance. Ce groupe était constitué sur une base de mixité (statuts, services, métiers, …) et en vue de créer une proximité avec les agents. L’intérêt d’une telle configuration sera de permettre à tout agent qui souffrait en situation de travail de s’adresser dans les meilleures conditions (rapidité, discrétion, sécurité, empathie, orientation) à la personne de son choix qu’elle appartienne ou non à sa direction.

Il s’agissait de favoriser, par l’écoute active des agents, une prise de parole « responsable » et de le faire suffisamment tôt pour permettre une double compréhension de la situation individuelle de la personne elle-même et de l’environnement collectif de travail immédiat. Il s’agissait pour les écoutants de se rendre disponibles pour l’agent, de rester présents et de pouvoir l’accompagner, si nécessaire, vers une personne du « groupe d’analyse et de recherche de solutions ». Cet accompagnement se ferait explicitement à la demande de l’agent.

Les écoutants s’engageraient à respecter la stricte confidentialité sur les situations dont ils auraient connaissance. Ils veilleraient également à ne pas qualifierles situations des agents. Seule la personne qui ressentait de la souffrance pourrait choisir de communiquer sur sa situation.

Cette mission serait effectuée sur le lieu de travail, dans un souci de disponibilité et d’appui auprès des collègues de la collectivité territoriale : il ne s’agissait pas d’une forme de médiation ou d’une recherche de solutions immédiates. Cette disponibilité devrait permettre d’offrir aux agents une nouvelle compréhension et une reformulation des problèmes rencontrés. Dans de nombreuses situations, l’écoute active pratiquée par des collègues volontaires et formés devait suffire à apaiser l’agent.

Les écoutants devaient bénéficier d’une formation à l’écoute active au terme de laquelle il leur serait proposé de confirmer par écrit l’engagement dans le dispositif. Cet engagement pourrait être d’une durée de deux ans renouvelables. De plus, un accompagnement des écoutants (sous forme d’analyse de la pratique) serait organisé sous forme collective, avec l’appui d’un intervenant extérieur (psychologue) dans le cadre des réunions trimestrielles du réseau. L’accompagnement individuel de l’écoutant entre deux réunions serait ponctuellement possible. Le médecin du travail et l’assistante sociale devaient participer à ces réunions.

Sa composition

Ces écoutants seraient au nombre d’une vingtaine, ce chiffre permettant une répartition dans la plupart des directions. Tous les écoutants devaient être volontaires. La procédure de sélection était la suivante : lancement d’un appel à candidature, réception de candidatures motivées, première validation par le GARS (en prenant compte de la diversité nécessaire et de la capacité à tenir cette fonction), suivi de la formation, validation définitive par le DGS après avis du GARS.

Ces fonctions étaient bénévoles. Les temps d’écoute se dérouleraient en priorité en dehors des plages fixes : elles s’exerceraient pour partie sur le temps de travail dans une limite indicative de trois heures par mois, quand cela est compatible avec l’activité, et pour partie à d’autres moments informels. Les formations et les réunions du réseau étaient prises sur le temps de travail.

Articulation vers le niveau 2

Malgré la ressource nouvelle au sein de la collectivité que constitue le réseau d’écoutants, certains agents seraient demandeurs de propositions de solutions qui nécessitaient un travail d’analyse et de traitement collectif spécifique. Dans ce cas l’agent devrait, avec l’appui de l’écoutant s’il le souhaitait, formaliser son accord pour que sa situation soit évoquée et prise en compte par le groupe d’analyse et de recherche de solutions (GARS).

Cette demande sera adressée par écrit ou par courriel à la direction des ressources humaines qui assurait le secrétariat du groupe. Si l’agent ne souhaitait pas lui-même procéder à cette formalisation, l’écoutant de premier niveau saisirait lui-même le groupe après avoir recueilli son accord par écrit (courrier ou réponse à un courriel). Dans cette demande, l’agent pourrait indiquer le nom ou la fonction d’un interlocuteur du second niveau qu’il avait déjà ou qu’il souhaiterait rencontrer. Prenant acte de sa démarche, la DRH lui confirmerait ensuite les modalités de prise en charge en lui rappelant le fonctionnement et les étapes du dispositif.

Le niveau d’analyse et de recherche de solutions

Objectifs, rôle et obligations

Ce deuxième niveau se donnait pour objectifs d’analyser collectivement la situation spécifique de l’agent, de proposer des actions en vue de traiter cette situation et d’assurer le suivi. Le groupe d’analyse et de recherche de solutions (GARS) aurait en charge l’analyse partagée de la situation et la formulation de propositions de solutions, également dans un souci de confidentialité. Il devrait, dans son fonctionnement et sa réflexion, garantir un cadre qui place réellement l’agent au cœur du dispositif et en fait un acteur dans la résolution de sa situation. Dans le cas où l’agent ne souhaiterait pas voir sa situation communiquée à l’ensemble des acteurs de ce niveau, il était nécessaire que le groupe respecte cette décision. C’était bien l’agent (dans sa situation particulière) qui organiserait et piloterait le mode d’animation du niveau 2. Le dispositif ne pourrait vivre à long terme qu’en respectant rigoureusement cette condition.

Sa composition

Le GARS était composé de deux groupes. Le groupe principal, tout d’abord, était composé de professionnels et de représentants du personnel en capacité de suivre l’évolution des situations et de les analyser dans une démarche décloisonnée, tout en respectant les règles déontologiques nécessaires. Le groupe serait animé par la Direction des Ressources humaines avec l’appui en co-animation d’un intervenant extérieur (notamment dans la préparation des réunions de travail). La préparation des travaux du groupe s’effectuerait avec l’appui d’un correspondant désigné au sein de la direction des ressources humaines. Il se réunirait au minimum une fois tous les deux mois et plus fréquemment si nécessaire. Ce groupe serait constitué des personnes suivantes : le directeur des ressources humaines, deux agents de la DRH dont le correspondant interne de la DRH, un représentant titulaire et un suppléant (impérativement parmi les élus en CTP ou CHS) pour chaque organisation syndicale représentée au CHS compétent pour les personnels du siège et des antennes, le médecin du travail, l’assistante sociale et l’intervenant externe (psychologue du travail), nous-mêmes. Le Directeur général ou son représentant pourraient participer à des réunions du groupe. Le cas échéant, et si celle-ci semblait être de nature à résoudre la situation, une rencontre entre l’agent et son encadrant pourrait être proposée.

D’autre part, le groupe de préparation et de suivi était quant à lui un groupe plus restreint composé de la DRH, du médecin du travail, de l’assistante sociale et de l’intervenant co-animateur. Il se réunirait mensuellement pour préparer et assurer le suivi du groupe principal. Ce groupe dans cette configuration restreinte pourrait aborder des éléments plus confidentiels relatifs au dossier d’un agent. En respectant cette confidentialité, ce groupe avait pour obligation de rendre compte au groupe principal. Sur demande de l’agent, un représentant du personnel, membre du niveau 2, pourrait participer à ce groupe pour évoquer une situation particulière.

Son fonctionnement

L’objectif de départ était une mise à plat de la situation afin d’en faciliter la compréhension et le traitement. Deux finalités étaient visées. Le traitement individuel et la vision collective.

Concernant le traitement individuel, l’agent demandeur d’une prise en compte par le groupe d’analyse et de recherche de solutions pourrait être accompagné, s’il le souhaite, par son écoutant lors d’une première rencontre avec un membre de ce groupe. Toutefois il ne s’agissait en aucun cas d’une obligation La présence de l’agent à ce niveau était libre. L’écoutant pourrait venir exprimer la situation évoquée par l’agent. Au sein de ce groupe la situation était évoquée en veillant à respecter la vie privée. Ces éléments étaient évoqués dans la stricte mesure où ils sont nécessaires à la compréhension du problème. L’ensemble des participants était astreint à la plus grande confidentialité à ce sujet. Ce groupe devrait disposer d’éléments sur la situation de l’agent et de la connaissance des ressources disponibles de la collectivité de nature à permettre les propositions de solutions les plus adaptées. Dans certains cas, le GARS pourrait « mandater » un de ses membres pour rencontrer l’agent en situation de souffrance et dont le regard de ce dernier permettrait d’éclairer les décisions (par exemple, il pourra être demandé au médecin ou à l’assistante sociale de recevoir l’agent).

Concernant la vision collective, ce deuxième niveau se donnait également un rôle d’alerte sur les situations plus collectives qui concernerait la collectivité. Il pourrait ainsi renseigner des dysfonctionnements organisationnels et nourrir certaines réflexions du futur CHS. Ces éléments seraient également utilisés pour la mise en place d’un observatoire de suivi des situations. Cet observatoire contiendrait essentiellement des données statistiques et des typologies (familles de situation). En retour, il alimenterait les réflexions et débat en CTP/CHS sur les conditions sociales et organisationnelles dans lesquelles se développaient les situations de souffrance au travail.

Le niveau d’intervention

Ce niveau d’interpellation formelle correspondrait à la dernière possibilité de traiter des situations qui resteraient bloquées, malgré le travail entrepris aux niveaux précédents. A ce moment là, la démarche sortirait de la confidentialité. Elle s’effectuerait par la saisine du Directeur Général des Services. A ce niveau là, les interlocuteurs pourraient être la direction concernée et la direction des ressources humaines. Il s’agira ici de réexaminer la situation, d’évaluer les propositions et le suivi fait précédemment, de décider in fine des suites à donner qu’elles soient de nature individuelles (changement de profil, ou d’affectations, rappel, sanction, etc.) ou collectives (management, évolution d’organisation par exemple).

L’agent serait informé des suites données à sa demande.

L’évaluation du dispositif

Le CHS ferait une première évaluation à l’issue des six premiers mois de fonctionnement du dispositif, puis une fois par an. Sous deux ans, l’évaluation du dispositif pourrait se faire notamment à l’aide d’un questionnaire.

Des indicateurs de suivi seraient élaborés et analysés régulièrement dans le cadre du niveau 2.