Aide à la création d'un index sous Word

-1- Création d'un index simple

a) Étape 1 : Marquage des entrées d’index 

b) Étape 2 : Insertion de l'index

c) Schéma récapitulatif de l'indexation automatique

d) Mise à jour de l'index

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a) Étape 1 : Marquage des entrées d’index (à l’aide d’un fichier de concordance)

Il existe deux méthodes de marquage des entrées d’index :  une méthode manuelle et une méthode automatique. La première consiste à marquer les entrées manuellement une à une dans le texte en sélectionnant les mots à indexer. Relativement simple, cette méthode est cependant assez longue et surtout définitive. En effet, une fois les entrées marquées, l’ajout d’occurrences d’un terme indexé n’est plus possible, celles-ci ne pouvant être prises en compte dans l’index final.

La méthode que nous préconisons est l’indexation automatique. Plus souple et rapide, celle-ci présente un avantage majeur : la possibilité d’actualiser les entrées d’index.

le qualificatif « automatique » ne signifie aucunement que le logiciel se chargera de repérer les mots à indexer, cette tâche incombe toujours à l’auteur.

Pour marquer vos entrées d’index automatiquement, il vous faut créer un fichier de concordance. Il s’agit d’un document Word composé seulement d’un tableau à deux colonnes où seront répertoriés tous les mots du texte à rechercher et à indexer.

Procédure d’insertion du tableau

• ouvrez le menu Tableau / Insérer / Tableau

• choisissez le nombre de colonnes et de lignes et les paramétrages automatiques que vous souhaitez éventuellement appliquer au tableau (largeur de colonne fixe, ajustée au contenu…), puis cliquez sur OK.

1. Dans la première colonne du tableau, saisissez les mots ou expressions que le logiciel devra rechercher dans le texte en respectant la casse utilisée : si un même terme apparaît à la fois en majuscules et en minuscules dans le texte, saisissez-le 2 fois.

Exemple :

2. Dans la deuxième colonne, saisissez les noms des entrées tels qu’ils apparaîtront dans l’index final :

Le nom de l’entrée d’index (colonne 2) peut être différent de celui du mot à rechercher (colonne 1).
S’il s’agit d’un nom propre, vous pouvez, par exemple, ajouter un prénom ou une initiale.

Pour le nom de l'entrée, la casse (majuscules/minuscules) et les enrichissements typographiques du texte (italique, gras, etc.) sont également laissés à votre appréciation.

Marquage automatique des entrées dans le texte

Une fois le fichier de concordance créé et enregistré sur votre ordinateur, retournez à votre document d’origine pour marquer les entrées d’index dans le texte. Pour ce faire, ouvrez le menu Insertion/(Référence)/Tables et index, onglet Index et choisissez « Marquage auto ». À l’ouverture de la fenêtre « Ouvrir le fichier d’indexation automatique », sélectionnez le fichier de concordance que vous venez de créer et cliquez sur « Ouvrir ». Cette action marquera automatiquement toutes les entrées d’index référencées dans votre fichier de concordance.

Suite à cette commande, un message s’affichera momentanément dans le coin inférieur gauche de la fenêtre active vous informant du nombre d’entrées marquées dans le texte :

Le marquage des entrées sera également visible dans le texte car les codes de champs auront été associés aux mots indexés :

Attention : Les codes de champ sont des caractères non imprimables, mais il faut veiller à les masquer (à l'aide du bouton Afficher/Masquer de la barre d'outils Standard de Word. au moment de l'insertion de vos index et table des matières automatiques afin qu'ils ne soient pas pris en compte dans la pagination.

b) Étape 2 : Insertion de l’index

Une fois les entrées marquées, insérez l'index en fin de document de la manière suivante :

• placez le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer l’index, puis ouvrez le menu Insertion/(Référence)/Tables et Index, onglet Index,
• choisissez les caractéristiques de mise en forme de l'index : entrées sur 1 ou plusieurs colonnes ; sous-entrées sur plusieurs lignes ou à la suite; n° de pages alignés à droite ou non ; format classique, recherché, moderne... ; choix des caractères de suite ; puis cliquez sur OK.

Exemple d’un index sur 3 colonnes, format « Moderne » :

c) Schéma récapitulatif de l’indexation automatique

d) Mise à jour de l’index

Comme la table des matières automatiques, l’index peut être mis à jour très simplement :

• sous les versions Microsoft de Word, il suffit de cliquer sur l’index avec le bouton droit de la souris et de choisir la commande « Mettre à jour les champs »,
•  sous Word Mac, le clic droit peut être remplacé par la manipulation suivante :
  Sélectionnez l’index, maintenez le bouton [Ctrl] appuyé et cliquez sur l’index.
  Vous aurez alors accès à la même commande : « Mettre à jour les champs ».

Sachez toutefois que toutes les modifications apportées manuellement à l’index final seront perdues au moment de la mise à jour, d’où l’intérêt de soigner le marquage des entrées pour ne pas avoir à les modifier dans l’index final.

Attention : cette mise à jour concerne simplement les numéros de page. Si vous avez ajouté des occurrences d’un terme précédemment indexé ou créé de nouvelles entrées d’index dans votre fichier de concordance, il est nécessaire de réattacher le fichier pour marquer les nouvelles entrées (Étape 1 - § « Marquage automatique des entrées dans le texte) et d’insérer à nouveau votre index (Étape 2).

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